Online urenregistratie en projectadministratie

Tabellen

Het 4EVER-Uren systeem bevat een aantal tabellen, deels om gegevens in op te slaan en deels om het systeem te sturen.

Projecten

In dit systeem worden door de medewerkers zelf, uren geregistreerd per activiteit en elke activiteit is aan een project gekoppeld. Voor de duidelijkheid spreken we hier van “projectactiviteiten”.

Per project kan aangegeven worden:

• een code • een naam • een omschrijving • begin- en einddatum • of het een “fixed price” project is • het maximaal te spenderen aantal manuren • de bijbehorende activiteiten

Activiteiten

Activiteiten zijn alle bij elkaar horende handelingen of werkzaamheden die als verzameling benoemd kunnen worden. Bijvoorbeeld alle handelingen om een inkomende offerte te beoordelen (lezen/doorrekenen/evalueren/etc.) kunnen gegroepeerd worden onder de noemer “Offerte beoordelen”.

Per activiteit kan worden aangegeven:

• een naam • een omschrijving • de koppeling met een of meerdere projecten • of een bepaalde project/activiteit combinatie fakturabel is of niet

Gebruikers

Met gebruikers wordt iedereen bedoeld die het systeem moet kunnen gebruiken.

Het systeem kent 3 soorten gebruikers:

Per gebruiker kan worden aangegeven:

• de gebruikersnaam • het wachtwoord • de naam van de gebruiker • zijn of haar e-mailadres • zijn of haar telefoonnummer • het standaard uurtarief voor deze gebruiker • het soort gebruiker (gewoon/super/beheer) • of dit gebruikersrecord actief is (of niet meer) • de koppeling met een of meerdere gebruikersgroepen

Gebruikersgroepen

Binnen bedrijven en instanties worden medewerkers organisatorisch vaak ingedeeld in groepen c.q. afdelingen. Deze indeling is gerelateerd aan de gelijksoortige werkzaamheden die deze afdeling in het belang van de bedrijfsvoering doen.

In het 4EVER-Uren systeem worden gebruikers in een of meerdere groepen ingedeeld.

Per gebruikersgroep wordt aangegeven:

• de groepsnaam • per projectactiviteit: of de groepsleden hun uren op die projectactiviteit kunnen (mogen) schrijven

Kosten en tarievenstructuur

Het systeem werkt met tarieven (ex. BTW) per uur. De berekening van de werkelijke kosten geschiedt op basis van de geboekte uren of gedeelten daarvan (minimaal per kwartier).

Uurtarieven kunnen worden vastgelegd op de volgende niveaus:

Berekeningsmethode

Is er een uurtarief voor de combinatie Gebruiker/Project/Activiteit?
Ja  : neem dit uurtarief
Nee : Is er een uurtarief voor de combinatie Project/Activiteit?
      Ja  : neem dit uurtarief
      Nee : Is er een uurtarief voor de Gebruiker?
            Ja  : neem dit uurtarief
            Nee : neem 0,00 als uurtarief

Opmerking : Het systeem kent geen valuta. Wel worden velden die met geld te maken hebben als zodanig opgeteld en weergegeven.

Voorbeeld:

Stel, een senior grafisch ontwerper kost standaard € 50 per uur. Hij werkt aan project “X”.

Als hij de activiteit “Grafisch ontwerpen interface” uitvoert kost hij € 45 per uur.

Voor het project “X” echter kost hij slechts € 40 per uur.

Als hij de activiteit “Nabewerken foto’s” in project “X” uitvoert kost hij echter € 65 per uur.

Ergo:

Bijvoorbeeld 8 uur “Grafisch ontwerpen interface” kost € 320

Bijvoorbeeld 8 uur “Nabewerken foto’s” kost € 520

Het project kost dus € 840 en niet 16 x € 50 (= € 800)

Als het systeem goed wordt ingericht dan kan men op basis van de ingebouwde rapportages snel inzicht krijgen van de “opbrengsten”. Als alle medewerkers per uur even hun tijdlijst bijwerken kun je per uur de opbrengsten en de projectvoortgang meten (realistischer is om dit per dag te doen).

Fakturabele en niet-fakturabele uren

Het 4EVER-Uren systeem kan ook onderscheid maken tussen fakturabele en niet-fakturabele uren. Fakturabel is hetgeen doorbelast kan worden aan derden, niet-fakturabel is al hetgeen niet doorbelast kan worden (overhead/reisuren/telefoontijd/verlof/ziekte/etc.).

Het kan van belang zijn om in een bepaald project wel de activiteit “bellen met de klant” op te nemen en de daaraan bestede tijd te registreren, terwijl dit niet in dit project zal worden doorbelast. Je kunt namelijk wel meten hoeveel tijd men hieraan kwijt is en wat dat (intern) kost.

Het 4EVER-Uren systeem voorziet hier in.